在職場中，經常遇到這樣的情況：

1。需要根據根據學員數量列印或傳送文件，讓學員完善文件資訊；

2。在節假日為每個客戶傳送一份賀卡，名字不同，但是祝賀內容相同；

3。製作大型文件時，需要文件的目錄對文件進行拆分，一個目錄單獨成為一個文件。

那麼需要到用插入域及建立子文件功能，並且要設定大綱級別才能建立子文件。

完成建立的文件效果如下圖所示，為每個學員生成了一份單獨的文件。

下面來看看，如何根據學員的資訊表，為每個學員單獨製作一份文件。

第1步：準備好學員表格。如下圖所示，事先將學員的資訊錄入到Excel表中。

第2步：製作Word模板。在Word中製作好表格框架，並輸入資訊。注意，我這裡沒有輸入學員的姓名。是因為學員姓名要放到表格上方，設定為1級大綱級別，方便文件在進行拆分，以姓名為節點進行拆分。

第3步：單擊【郵件】選項卡下的【使用現有列表】功能，方便選擇準備好的Excel表格。

第4步：選擇學員資訊表。

第5步：選擇目標資料所在的工作表。

第6步：將游標放到表格上方，單擊【郵件】選項卡下的【插入合併域】按鈕，從選單中選擇【姓名】。選單中的專案便是學員資訊表中第1行的欄位名。

第7步：用同樣的方法，插入【年齡】、【性別】、【學習科目】、【入學時間】的域。然後選中【姓名】域，單擊【段落】組中的對話方塊啟動器按鈕。

第8步：在開啟的【段落】對話方塊中，設定姓名的大綱級別為【1級】。這一步很關鍵，後面拆分文件時，便是根據設定了大綱級別的起始位置來進行文件拆分的。所以要將姓名放到表格最上方。

第9步：單擊【郵件】選項卡下方的【完成併合並】選單中的【編輯單個文件】選項。

第10步：選擇【全部】記錄。

第11步：此時就會生成一個新的文件。文件中根據Excel表的員工資訊生成了所有員工的表格。此時，切換到【大綱】檢視狀態下。

第12步：在【大綱顯示】選項卡下，選擇顯示級另為【1級】。此時文件中就只會顯示設定了大綱級別的姓名。然後將游標放到第一個姓名左邊，按住Shift鍵，再將游標放到最後一個姓名右邊，就可以選中所有姓名了。最後再單擊【顯示文件】按鈕。

第13步：顯示文件後，單擊【建立】按鈕。

第14步：建立文件後的效果如下圖所示。這時按下儲存快捷鍵Ctrl+S鍵，再找個儲存的位置，就可以完成文件拆分了。

如下圖所示，是生成文件的資料夾，以每個學員的姓名為名生成一個文件。

開啟不同學員的文件，會看到表格中的學員資訊也不相同。