辦公室工作中最不好乾的是接待工作，接待工作中最可怕的是“臨時變道”，不按原計劃的議程推進。這裡的“臨時變道”指未按雙方提前協商好的議程辦，包括任何臨時變動，不僅是接待路線問題。

最開始一遇到這樣的情況，我就緊張得要命，甚至時有抱怨。但服務好，讓雙方領導都滿意是宗旨，我們必須無原則接受任何新情況新問題新要求。我們會立即調整“劇本”，記住加戲減戲的地方，會快速協調新資源，安排佈置好新事項，及時通知相關配合人員。最初，因為沒有接待經驗，完全靠死記，靠現場發揮，靠其他人員提醒、補臺。有時候也還是會出現差錯。

後來，我想到了管理學中的“看板管理”方法，即，把所有流程、變動事項一一記錄在手中的筆記本上，包括時間、事項、責任人和注意的問題，對重點的還要畫圈提醒，完成一項勾掉一項。其中又要根據新情況不斷調整順序號。

有些人以為，客人去吃飯了，接待就完成了。

恰恰是就餐中，特別是就餐後容易出問題，如，就餐後客人隨身帶的物品或贈送的伴手禮，司機、車輛安排及與門衛的溝通等。有時需要單位派車送客人，有時客人未按原提供車輛來訪，有時需要找代駕，有時還要問清楚送客人的路線，等等。細節最考驗人。

只有把客人和陪同人員都送走，才算完成接待任務。否則一刻也不能吊以輕心。

自從運用接待“看板”，接待問題率大大降低。

如果您也有接待機會，不妨一試。