文/輝哥奇譚

2022/03/10

世界上絕大多數問題是低效溝通帶來的

世界上沒那麼多難題，99%的問題都是基本功不到位帶來的。而這些問題中，絕大多數的問題是溝通的基本功不足帶來的。

我舉個例子。

某團隊做流程變革，最近發現一個問題，即公司有幾個team需要相關培訓，但是這個流程變革團隊總是無法及時響應。他們日常很忙，也解決了大量問題。但為什麼在看似不難的「培訓」上碰到這麼多挑戰呢？

我和這個團隊的幾名同事溝通後發現，他們已經花時間做了非常詳細的規劃，包含課程、日程、講師等等。但最大的問題在於，他們一直在埋頭做這件事，沒有人知道他們的目標和計劃。在他們的全盤規劃中，有參加培訓的人員角色列表，按照優先順序順序排序。最近幾個團隊的需求都可以滿足，但因為不在優先順序列表的前列，所以不在近期滿足。

這是一個準確的、符合全域性的安排，但遺憾的是，這樣的資訊並沒有被有效地傳遞出去。甚至，無論是這個團隊的工作人員，還是作為部門負責人的我，都沒有掌握極簡的全貌。

於是我問：能否有一頁紙，把你們的全域性規劃展示出來 —— 這張紙包含專案目標、人員角色定義和優先順序、課程內容與排期。拿著這張紙，與自己的團隊、與協作方、與內部的客戶進行溝通。Everyone on the same page —— 所有人都以這張紙為溝通介面，豈不是能很好地解決當下的問題？比如，如果需求方認可角色定義和優先順序，那麼按照角色定義提供名單，這個團隊進行培訓排期，不就解決問題了嗎？為什麼讓這個問題持續存在且不斷髮酵、放大呢？

審視完這個案例，我想起李想在過去一兩年反覆強調的一句話，他說：「自己心裡想的，嘴上說的和別人理解的，要高度一致。」

總是聽到這句話，直到經歷這個案例，才深刻地體會到這句話的重要意義。

我發現大多數場景下，大家的溝通太低效了。我們心裡想的、嘴上說的，別人理解這三方面往往是脫節的。我們總以為自己想清楚了，但很少寫清楚，說清楚。我們以為自己說了，但是別人就是沒有理解到。這是誰的責任？顯而易見，是我們自己的責任。即使為了理解他人，我們也要先把自己心中的想法梳理好，寫下來，說清楚。

我們在理解他人和被他人理解方面，根本不及格。絕大多數人，包含我在內，都不及格。溝通的低效，帶來協作的障礙，這是一個組織內絕大部分問題的根源。

由此我想到，在深化組織溝通機制上，在訓練強化自己的溝通意識、鍛鍊自己的溝通能力上，我們還需要下很多功夫。

用極簡溝通解決絕大多數問題

怎樣溝通？其實很簡單，就是建立極簡溝通協議，進行極簡溝通。

所謂極簡溝通，最直觀的要求是用一張A4紙，能把溝通做到位。

極簡溝通在落地過程中有一個關鍵要點：所有人需要有一套溝通協議 —— 即所有人在表述類似邏輯時，遵循同樣的思考邏輯和表述方法。

對我們而言，OKR就是符合「極簡溝通」原則的溝通協議。

我們發現，任何一件涉及兩人及以上、持續一週以上的專案，都可以用OKR做極簡溝通。舉個例子，最近我要給某雜誌寫篇文章，因為是企業的需求，而且非常重要，所以我就用飛書文件寫了一個OKR，包含如下資訊：

Why - 背景資訊：包含使用者（文章的讀者）、使用者需求（讀者希望從這篇文章中得到什麼），企業需求（企業需要透過這篇文章傳遞什麼資訊）。參考文章 —— 之前一些類似文章。

What - OKR：寫作這篇文章的OKR，透過OKR我把關鍵要事和完成時間都體現出來了。

How - 包含大綱腦圖和文章素材

有了這一頁紙，需求方團隊可以隨時看這頁文件，他們知道我的目標和進度，也就不著急催我了。

白鴉問：萬事皆可OKR嗎？

我說：是的。幾乎是這樣，我們現在運營部門的書櫃、寫雜誌約稿、做公司會議紀要機制，都會與協作方先共識一個OKR，既能清晰表達自己的想法，又能和協作者用最低成本達成共識。習慣做OKR後，能很快共識OKR，花費在OKR上的時間為15-30分鐘，這個時間花費非常划算，能避免後期大量低效、無效的時間投入。

其實想想，大家為什麼總是低效溝通。因為大部分人願意花99%的時間陷在How裡，卻不願意拿出1%的時間思考Why。而想清楚Why、共識Why，是高效溝通的關鍵。因為不願意花時間共識Why，所以大部分人寧願忙死，寧願後期無限扯皮。這是問題，也是機會。

OKR只是一種極簡溝通原則，其實只要你能真正重視溝通，只要能遵守「Everyone on the same page」，每件事，有且只能有一頁紙作為溝通介面，守住這個原則，持續用一頁紙的簡單介面與所有協作方、客戶進行溝通，就能解決99%的溝通問題，為你的有限人生節省大量的寶貴時間。

寫到這裡，我突然理解為什麼豐田解決問題就一頁A4紙，Amazon所有會議材料不超過6頁，李想管理公司為什麼自始至終只有一個PPT，Apple為什麼所有事情都只有單一責任人全權負責（DRI）…這一切的背後都是為了「極簡溝通」 — 透過極簡介面做溝通。

我與李想交流這個感悟，他回覆到「自己腦子更清晰，溝通效率更高，別人理解更容易。」

對管理者的特別提醒：管理有三個階段，第一階段：你很忙，但重要的事情沒完成；第二階段，你很忙，重要的事情都能做完；第三階段，你不忙，重要的事都能完成。

如果你深陷第一階段，不妨反思一下自己與團隊、與協作方的溝通習慣。如果你處於第二階段，希望朝第三階段跨越，依然可以依靠提升自己的溝通習慣 —— 因為領導力的一個重要基礎能力就是確保：自己心裡想的，嘴上說的和別人理解的，高度一致。